Zakelijke contracten

Heb je personeel in dienst, dan zorg je ervoor dat iedere werknemer over een arbeidsovereenkomst beschikt. Zo leg je de rechten en plichten van jou en je werknemers vast en voorkom je misverstanden over de gemaakte afspraken. Ben je directeur groot-aandeelhouder (DGA), dan maak je gebruik van het vast contract DGA. Daarmee verklein je je persoonlijke risico's en schep je duidelijkheid voor de Belastingdienst. Werk je ook met oproepkrachten, dan maak je gebruik van een oproepcontract zoals een nulurencontract of min/maxcontract. Weet je niet zeker welk oproepcontract je moet aanbieden, dan kunnen we je helpen om de juiste keuze te maken tussen een 0 uren contract en min/maxcontract. Leen je personeel in van een collega-bedrijf, dan doe je dit met een detacheringscontract (inleencontract). Werk je ook met vrijwilligers, dan bied je hen een vrijwilligersovereenkomst aan. Een stagecontract ten slotte, gebruik je als je ook met stagiairs werkt. 

Wil je werkzaamheden uitbesteden, dan kun je bijvoorbeeld een Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP’er) in de arm nemen. Afspraken over werkzaamheden en vergoeding neem je op in een overeenkomst van opdracht (ook wel freelanceovereenkomst genoemd). Een managementovereenkomst gebruik je als je iemand inschakelt voor het uitvoeren van de managementtaken, zonder dat hij in dienst treedt als werknemer. De managementovereenkomst is een bijzondere overeenkomst van opdracht waarbij de manager een vergoeding doorberekent aan jou als opdrachtgever. Het is een van de belangrijkste overeenkomsten voor een beginnende ondernemer met een holdingstructuur.

Omdat het veel werk is om voor iedere klant of opdrachtgever een nieuw contract op te stellen, bespaar je jezelf veel tijd door standaardbepalingen (algemene voorwaarden) te gebruiken. Bovendien beperk je met je algemene voorwaarden (AV) eventuele risico’s van je producten of diensten en daardoor je aansprakelijkheid als ondernemer. In je algemene voorwaarden staan de regels die gelden voor onder meer levering, betaling, garantie, reparatie, inkoop en verkoop. Afhankelijk van de aard van je bedrijf, kies je de juiste algemene voorwaarden: AV dienstverlening B2B, AV dienstverlening B2C, AV webshop of AV detailhandel. Hieronder zie je de verschillen. 

Voordat je goederen of diensten levert, kom je met je klant of afnemer eerst een koopovereenkomst (koopcontract) overeen. Doe je dat niet en gaat er iets mis, dan heb je al snel een juridisch conflict als je de afspraken niet hebt vastgelegd. Verhuur je ook zaken zoals machines of gereedschap, dan gebruik je daarvoor een huurcontract goederen. Leen je goederen uit zonder daar geld voor te vragen, dan heb je een bruikleenovereenkomst nodig. De meest gebruikte is de bruikleenovereenkomst bedrijfseigendommen die werkgevers aangaan met werknemers die bijvoorbeeld een laptop of smartphone in bruikleen hebben.

Een goed debiteurenbeheer hoort bij een goede bedrijfsvoering. Heb je een dienst of product geleverd, dan stuur je je klant direct een factuur. Betaalt je klant niet, dan stuur je hem een aanmaning (betalingsherinnering). Wil je verdere stappen nemen zoals incassokosten in rekening brengen, dan kondig je dat aan in een ingebrekestelling. Gaat het om een goede relatie van je, dan kun je overwegen om een betalingsregeling (betaling in termijnen) te treffen. Zit je zelf in financiële nood? Vraag je schuldeiser dan om uitstel van betaling of verzoek een betalingsregeling.

De meeste bedrijven en organisaties verzamelen persoonsgegevens: gegevens die tot een persoon te herleiden zijn, zoals een adres of e-mailadres. Heeft je onderneming of organisatie bijvoorbeeld klanten, personeel, leden of vrijwilligers, dan verzamel je persoonsgegevens. Ook ziekenhuizen en scholen verzamelen persoonsgegevens, namelijk die van hun patiënten en leerlingen. Al deze bedrijven en organisaties zijn daarom op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht een privacyverklaring te hebben. Heb je een ander bedrijf ingeschakeld om je verzamelde persoonsgegevens te verwerken, dan ben je ook verplicht om met dat bedrijf een verwerkersovereenkomst te sluiten. Verwerk je zelf binnen je organisatie de persoonsgegevens, zorg dan dat je beschikt over een protocol meldplicht datalekken en onder omstandigheden een verwerkingsregister. Een cookieverklaring ten slotte heb je nodig als je bedrijf een website heeft. Voorkom een boete en zorg dat je bedrijf of organisatie voldoet aan de plichten die de AVG daaraan stelt! 

Als ondernemer wil je je onderneming graag laten groeien en dat kan op verschillende manieren. Samenwerken met andere bedrijven of ondernemers is daarvoor een uitstekende manier. Je gaat dan eerst uitvoerig bespreken hoe jullie deze samenwerking in de praktijk gaan realiseren. Dit houdt in dat je gaat onderhandelen om een voor jou zo gunstig mogelijke samenwerking te creëren.

Wil je ervoor zorgen dat de informatie die uitgewisseld wordt tijdens deze onderhandelingen strikt vertrouwelijk blijft, dan biedt een non disclosure agreement (NDA), ook wel geheimhoudingsverklaring of geheimhoudingsovereenkomst genoemd, uitkomst. Hierin nemen jullie duidelijke afspraken op over welke informatie geheim is, voor welk doel de informatie wordt verstrekt en hoe de informatie gebruikt mag worden. 

Een letter of intent (LOI), intentieverklaring of memorandum of understanding (MOU), is een veelgebruikt document om bij een beoogde samenwerking of bedrijfsovername de intenties van beide partijen vast te leggen. Wees je er wel van bewust dat de bewoordingen van groot belang zijn, omdat bij een verkeerde formulering je je wellicht toch ergens aan bindt. Gebruik daarom een professioneel opgestelde intentieverklaring als je wilt dat de gemaakte afspraken vrijblijvend zijn.

Ben je het met je zakenpartner(s) eens over de invulling van de samenwerking, dan leg je de gemaakte afspraken vast in een samenwerkingsovereenkomst. Hierin neem je praktische zaken op als doel, manier en duur van de samenwerking, maar ook de verdeling van verplichtingen en bevoegdheden.

Wil je uitbreiden en je op een nieuwe doelgroep of markt richten, dan kun je ook gebruikmaken van een handelsagent. Deze bemiddelt bij het sluiten van overeenkomsten tussen jou en andere partijen. De handelsagent werkt voor jou als opdrachtnemer op basis van provisie en handelt daarbij niet voor eigen rekening en risico. Aangezien de wet eisen stelt aan de inschakeling van een handelsagent, is het in je eigen belang om duidelijke afspraken te maken en die neer te leggen in een agentuurovereenkomst.

Wil je iemand je producten laten doorverkopen voor zijn eigen rekening en risico, dan gebruik je daarvoor een distributieovereenkomst (ook wel een dealerovereenkomst of reseller-overeenkomst genoemd). Hierin neem je onder meer op waar de distributeur je producten verkoopt, of hij een exclusief recht heeft om door te verkopen en onder welke voorwaarden.

Het opzeggen van een huurcontract van een openbare bedrijfsruimte is aan strenge regels gebonden. Je kunt als huurder wel een andere ondernemer met een indeplaatsstelling het bestaande contract over laten nemen als je voor het einde van het contract uit het pand wilt. Dit kan een oplossing zijn als je tijdens de looptijd van het huurcontract wilt stoppen met je bedrijf.

Heb je een website, dan helpt een disclaimer je om de inhoud en werking ervan te beschermen. Een website footer heb je nodig om je website zo makkelijk mogelijk te maken voor je bezoeker.

Met een SaaS overeenkomst (Software as a Service) regel je de relatie tussen de SAAS dienstverlener (de softwareleverancier) en de afnemer van die dienst. Een service level agreement (SLA) gebruik je wanneer je doorlopende diensten zoals een SaaS aanbiedt. In de SLA staat onder meer welke dienst je levert en welke kwaliteit deze dienst heeft.

Ga je bedrijfsruimte verhuren dan heb je ook verschillende contracten en brieven nodig. Je kunt verschillende types bedrijfsruimtes verhuren, bijvoorbeeld een winkelruimte, kantoorruimte of garagebox/parkeerplaats. Voor ieder type heb je een ander contract nodig.

Winkelruimte

Als je een winkelruimte of andere openbare bedrijfsruimte zoals een horecapand of hotel (middenstandsbedrijfsruimten) verhuurt, moet je je aan strenge regels houden. De huurder geniet namelijk uitgebreide huurbescherming op het gebied van huurperiode, huurprijswijzigingen en opzegging van het huurcontract. Zorg met een huurovereenkomst winkelruimte voor duidelijke afspraken en kom niet voor verrassingen te staan.

Kantoorruimte

Als je een bedrijfsruimte verhuurt die niet openbaar toegankelijk is (bijvoorbeeld een kantoorruimte of opslagruimte), hoef je geen rekening te houden met uitgebreide huurbescherming. Je spreekt met de huurder onder meer de huurperiode en huurprijs af en neemt deze gegevens op in een huurovereenkomst kantoorruimte. Hieronder zie je de belangrijkte verschillen. 



 

Een overeenkomst beëindigen maakt net zoveel deel uit van zaken doen als een overeenkomst sluiten. Er zijn verschillende manieren waarop je van een zakelijk contract af kan komen, waaronder opzegging van het contract en ontbinding van het contract. Een professionele en geldige ontbinding of opzegging van een overeenkomst zorgt ervoor dat die zonder nadelige gevolgen eindigt. Neem in de brief duidelijk op wanneer het contract eindigt en onder welke omstandigheden.

Met de rekening courant overeenkomst leg je als DGA schriftelijk vast dat alle geldvorderingen en geldschulden van je privérekening en je bv automatisch worden verrekend. Dit is verplicht als je tot € 17.500 positief of lager dan € 17.500 negatief geen rente wil betalen. Voorkom conflicten met de fiscus door de afspraken over de rekening-courant goed vast te leggen.